E-Mails archivieren leicht gemacht

Geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren

Dass Unternehmer Rechnungen aufbewahren müs- sen, ist den meisten bekannt. Seit 2015 ist auch die Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftli- chen Bezug Pflicht jedes Unternehmens. Die GoBD stellt für die revisionssichere Archivierung elektro- nischer Korrespondenz präzise Anforderungen, die viele Unternehmer vor eine Herausforderung stellt.

Wozu dient die E-Mail-Archivierung?

Insbesondere soll die E-Mail-Archivierung Prüfungen durch das Finanzamt erleichtern, damit der Steuerprüfer die Möglichkeit hat, Nachrichten einem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg eindeutig zuordnen zu können.

Welche Nachrichten müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gilt: Jeder Beleg, der in der Buchhal- tung berücksichtig wird, muss GoBD-konform archi- viert werden. Dazu gehören alle Nachrichten mit geschäftlicher Relevanz: Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege sowie Lieferpapiere. Von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen sind Nachrichten mit Bewerberdaten, Spam-Mails, News- letter und private Nachrichten – vor allen Dingen private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewah- rung nicht zugestimmt haben dürfen nicht archiviert werden. Die private Nutzung des E-Mail-Kontos sollte den Mitarbeitern daher im Idealfall untersagt sein.

Was ist bei der revisionssicheren Archivierung zu beachten?

Revisionssicher bedeutet manipulationssicher. Es muss gewährleistet werden, dass die archivierten Nachrichten nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wichtig ist außerdem, dass Dateien und E-Mails sowie deren Dateianhänge im Original- format archiviert werden, sprich in der ursprünglichen digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Datei genügt nicht. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, die Datei ist mithilfe eines Programms lesbar (z. B. PDFs im Acrobat-Reader). Die Nachrichten müssen je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahre aufbewahrt werden.

Welche Lösung gibt es für mein Unternehmen?

Durch die langen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren entstehen – vor allem in größeren Unter- nehmen – schnell große Datenmengen, die nach einer Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im Unternehmen. Eine andere, deutlich komfortablere Option ist die Nutzung einer cloudbasierten Lösung.

Die Avanito GmbH aus Ingolstadt bietet Ihnen eine Rundum-Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung in der Cloud.